Politique de confidentialité

1. Le responsable du traitement de vos données

La société COVER GROUP, ayant son siège social Rue des Déportés, 179 à 7061 Soignies, ci-après désignée « COVER » pour les besoins de la présente Politique de confidentialité.

Adresse électronique de contact : info@cover3d.com

2. Les données visées

Les catégories de données à caractère personnel vous concernant qui sont traitées par COVER GROUP sont :

  • Vos données d’identification (nom, prénom) et celles que vous nous communiquez pour traiter les données de vos clients ;
  • Vos coordonnées (adresse postale et adresse électronique le cas échéant) et celles que vous nous communiquez de vos clients ;
  • Vos coordonnées téléphoniques (téléphone, GSM) et celles que vous nous communiquez de vos clients ;
  • Les photographies, vidéos et format digital que vous nous communiquez volontairement ;
  • Vos photographies, vidéos et toute autre information communiquées par nos Partenaires.

3. Les traitements de vos données à caractère personnel

COVER GROUP accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos données, ce qui explique la tenue de la présente Politique de confidentialité vous informant sur la manière dont nous traitons vos données.

Nous sommes conscients et attentifs de votre droit d’être informé sur la manière dont sont traitées vos données et les informations susceptibles de vous identifier (nom, prénom, adresse(s), date de naissance, numéro(s) de téléphone, adresse(s) électronique, etc.) que vous êtes susceptibles de fournir à COVER GROUP.

La conservation de vos données ne se réalise que dans le cadre de la réalisation de votre contrat, dans les cas et selon les modalités décrites ci-après.

La présente « Politique de confidentialité » vous explique la manière dont nous utilisons et traitons vos données, ainsi que les mesures mises en place pour en préserver la confidentialité et la sécurité.

Les seules données auxquelles nous avons accès sont celles que vous nous communiquez volontairement.

Lorsque nous vous demandons de fournir des données personnelles, vous pouvez refuser. Toutefois, la plupart de nos produits nécessitent certaines données personnelles car elles nous permettent de vous offrir un service. Si vous choisissez de ne pas fournir les données requises qui nous permettent de vous proposer un produit ou une fonctionnalité, vous ne pourrez pas utiliser le produit ou la fonctionnalité en question.

Nous combinons également les données que nous recueillons dans différents contextes (par exemple, provenant de votre utilisation des produits de COVER GROUP) ou que nous obtenons auprès de tiers afin de perfectionner nos services et ainsi vous apporter des services informatiques cohérents et personnalisés, tout en respectant des finalités légitimes.

Lorsque vous téléchargez les Logiciels et applications de COVER GROUP, COVER GROUP collecte vos données personnelles et non personnelles afin de permettre ultérieurement une mise à jour automatique de la version de votre Logiciel.

En acceptant la mise à jour des Logiciels et applications, vous consentez à ce que COVER GROUP traite vos données pour permettre la continuité et le perfectionnement des services de COVER GROUP.

Vos données sont collectées et traitées en conformité avec les législations belges et internationales, principalement le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation – ci-après dénommé « RGPD » – et la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

4. Les traitements des données à caractère personnel de tiers

Lorsque vous nous transmettez les données personnelles de vos clients, nous les stockons dans notre application pour vous permettre d’y avoir accès, de les utiliser ou de les traiter pendant la durée des services fournis par COVER GROUP.

Dans cette hypothèse, COVER GROUP agit comme votre sous-traitant puisque le traitement des données personnelles de vos clients est effectué pour votre compte.

COVER GROUP ne vérifie pas la manière dont vous collectez les données personnelles et n’a pas accès aux données que vous enregistrez sur la plateforme, sauf dans l’hypothèse où un problème d’ordre technique (problème de connexion, indisponibilité des données, etc..) survient.

COVER GROUP rappelle que dans cette hypothèse, vous avez la qualité de responsable de traitement et que vous devez donc impérativement respecter vos obligations liées au RGPD et informer vos clients du fait que vous faites appel à COVER GROUP pour stocker et enregistrer leurs données personnelles (voir les obligations de COVER concernant la sous-traitance ci-dessous).

5. Sous-traitance

COVER GROUP est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) :

  • Faciliter la facturation pour vos clients en encodant leurs données de facturations ;
  • Dessiner des plans en trois dimensions à partir de données réelles (photographies d’un terrain existant en y intégrant les dessins réalisés à partir du logiciel de Cover) ;
  • Faciliter la recherche des données encodées par mot clefs.

La nature des opérations réalisées sur les données est :

  • Le stockage, l’enregistrement ;
  • La structuration, modification et actualisation des données contenues dans la base de données de l’application ;
  • Les opérations découlant des demandes des utilisateurs concernant l’exercice de leurs droits en relation avec leurs données personnelles et que leur confère le RGPD ;
  • L’analyse des données enregistrées en vue de perfectionner les services de COVER et améliorer son logiciel.

La ou les finalité(s) du traitement sont :

  • Renforcer vos mesures de sécurité concernant l’encodage des données à partir du logiciel COVER ;
  • Améliorer nos services ;
  • Pour assurer les rapports internes entre les membres de COVER GROUP, ses agents ou sous-traitants ;
  • Vous permettre d’accéder de manière rapide et efficace à vos factures et projets ;
  • Vous permettre de modifier, conserver et sécuriser les données encodées pour vos projets et concernant votre clientèle ;
  • Exécuter notre contrat de prestation de services.

Les données à caractère personnel traitées sont :

  • Les données d’identification (nom, prénom) que vous nous communiquez pour traiter les données de vos clients ;
  • Les coordonnées (adresse postale et adresse électronique le cas échéant) que vous nous communiquez concernant vos clients ;
  • Les coordonnées téléphoniques (téléphone, GSM) de vos clients ;
  • Les photographies, vidéos et format digital de vos clients.

Les catégories de personnes concernées sont : les particuliers et personnes de contact des sociétés qui sont vos clients dans le cadre de la réalisation d’un projet (conception de portails en 3D, vérandas, etc…).

Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition de COVER toutes les informations nécessaires à l’exécution de sa mission (données personnelles réelles et actuelles des clients dont on traite les données, preuve que vous avez informé vos clients du traitement de leurs données personnelles à partir du logiciel COVER, etc…)

La sous-traitance entre en vigueur à dater de l’entrée en vigueur du contrat de prestations de services et prend fin à l’issue de celui-ci (résolution, résiliation, fin du terme du contrat).

Le contrat de prestation de services est celui que vous contractez avec COVER pour utiliser son logiciel, ses applications et/ou les fonctionnalités de son site internet.

Obligations de Cover en tant que sous-traitant

COVER s’engage vis-à-vis de vous à :

1. traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance

2. traiter les données conformément à vos instructions documentées. Si COVER considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il vous en informe immédiatement. En outre, si COVER est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il vous en informer avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées ;

4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du contrat :

  • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
  • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

5. prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par

Le sous-traitant est autorisé à faire appel à un « sous-traitant ultérieur » pour mener certaines activités de traitement (Amazon, OVH, Overworks, Mailjet, Pipedrive, Google Analytics).

Droit d’information des personnes concernées
Il vous appartient de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, COVER vous aide à vous acquitter de votre obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice
de leurs droits, COVER doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à votre personne de contact.

Après votre accord, COVER notifie à l’autorité de contrôle compétente, à votre nom et pour votre compte, les violations de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Mesures de sécurité

Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

  • la pseudonymisation des données à caractère personnel ;
  • les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.

Sort des données

Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, COVER GROUP s’engage à :

  • détruire toutes les données à caractère personnel ou
  • renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou
  • renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement. Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de COVER GROUP. Une fois détruites, COVER GROUP doit justifier par écrit de la destruction.

Délégué à la protection des données

COVER GROUP communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données ou à défaut, sa personne de contact.

Registre des catégories d’activités de traitement

COVER GROUP déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement.

6. Les finalités du traitement des données

COVER GROUP collecte et traite vos données uniquement selon des finalités spécifiques et limitées, visant à assurer :

  • L’exécution de nos engagements contractuels ;
  • La gestion de vos dossiers (facturation, gestion administrative, etc…) ;
  • La communication et la promotion de nos offres, services et nouveaux produits suite à votre inscription ou suite à la conclusion du contrat avec COVER GROUP ;
  • Les invitations aux évènements que nous organisons ;
  • L’amélioration de nos services ;
  • Les rapports internes entre les membres de COVER GROUP, ses agents ou sous-traitants.

7. Recueil de données

Nous récoltons vos données personnelles lorsque nous sollicitons vos coordonnées en vue d’assurer nos obligations contractuelles. Nous devons pouvoir vous identifier afin de vous communiquer des devis avec un prix et de manière plus générale, afin de gérer votre dossier suite à la conclusion d’un contrat de prestations de services avec COVER GROUP.

Vos données sont également traitées à travers l’utilisation du Logiciel COVER GROUP.

Nous collectons ainsi vos données lorsque vous synchronisez ou importez des données à partir d’un appareil. Vous données sont utilisées pour vous aider et pour améliorer nos services.

Nous recueillons notamment des informations concernant la manière dont vous utilisez nos services, telles que les types de contenu que vous consultez ou avec lesquels vous interagissez sur le logiciel COVER GROUP, les fonctionnalités que vous utilisez, les actions que vous réalisez, et l’heure, la fréquence et la durée de vos activités.

Comme décrit ci-dessous, nous recueillons des informations concernant les ordinateurs, téléphones, téléviseurs connectés et autres appareils connectés au web que vous utilisez et qui s’intègrent à nos produits et services depuis lesdits appareils. Nous pouvons ainsi croiser vos données avec nos propres bases de données afin d’améliorer et rendre plus performants nos services.

8. Durée de conservation de vos données

COVER GROUP ne conserve vos données que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies, et en accord avec les exigences légales.

Pour les données de facturation : ces données peuvent être conservées pour une durée maximale de 7 ans après la clôture de votre dossier. A dater de la fin du délai de conservation, vos données nécessaires à la facturation seront automatiquement supprimées.

Pour les données liées à l’amélioration de nos services et au respect de nos engagements contractuels à votre égard: ces données peuvent être conservées aussi longtemps que vous faites appel à nos services et seront supprimées dans l’année suivant votre demande de ne plus conserver vos données personnelles.

9. Communication de vos données

Vos données peuvent être transmises à des personnes qui agissent en notre nom, et pour notre compte, telles que les membres de notre personnel, en vue de leur traitement en accord avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Nous pouvons également faire appel à des sous-traitants pour gérer vos données pour autant que ceux-ci présentent des qualités suffisantes que pour respecter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

10. Droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement et de portabilité

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez du droit d’accéder à vos données, de les rectifier en cas d’inexactitude, ou de les supprimer.

Il vous sera demandé de signer votre demande écrite et d’y joindre une copie de votre carte d’identité. Si vous en faites la demande, les informations ne seront fournies oralement qu’après vérification précise de votre identité.

Si vous souhaitez que COVER GROUP supprime vos données définitivement, vous devez également motiver spécifiquement votre demande. Nous nous engageons à le faire dans les meilleurs délais, sauf évidemment en ce qui concerne les informations nécessaires à l’établissement de notre facturation, en vue du respect des dispositions légales comptables.

Pour toute demande relative à vos droits, vous pouvez contacter COVER par courriel : support@cover3d.com qui traitera votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Veuillez noter que ce délai peut être prolongé de 2 mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Vous disposez également du droit à une limitation du traitement relatif à vos données, ainsi que du droit de vous opposer au traitement pour les données dont la base de licéité porte sur votre consentement.

Vous avez également le droit d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant lorsque ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière;

11. Sécurité et confidentialité de vos données

L’accès à vos données est limité aux gérants et membre du personnel de COVER , agents, Distributeurs et à ses sous-traitants qui doivent y avoir accès, et qui observent de stricts standards de confidentialité dans le cadre du traitement de vos données personnelles.

12. Cookies

Durant votre visite sur notre site internet, des cookies peuvent être placés sur le disque dur de votre ordinateur ou sur votre appareil. Les cookies sont de petits fichiers qui servent à stocker des informations sur les navigateurs web. Ils sont notamment utilisés pour stocker et recevoir des informations sur des appareils comme les ordinateurs ou les téléphones. Votre navigateur internet permet de bloquer ces cookies ou de recevoir un avertissement lorsqu’un cookie a été installé ou d’obtenir que les cookies soient retirés du disque dur.

Les Cookies utilisés à partir de notre site internet :

  • Les Cookies essentiels : les cookies fonctionnels nous permettent d’assurer la cohérence de votre session de navigation. Nous pouvons ainsi enregistrer un cookie spécifique lors de votre navigation sur internet.
  • Les Cookies relatifs au choix de votre langue sur le Site et/ou l’application.
  • Les Cookies de suivi du trafic : ce cookie nous permet de vérifier que vous avez bien accédé à une page ou un ensemble de pages sur notre site.

13. Modification de la présente politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité, afin de nous conformer aux législations protectrices de la vie privée en vigueur, ou de l’adapter à nos pratiques.

Nous vous invitons dès lors à la consulter régulièrement pour prendre connaissance des éventuelles modifications. Les nouvelles versions seront téléchargées sur notre site internet, en mettant à jour la date figurant en son dernier paragraphe.

Nous n’apporterons aucune modification susceptible de réduire le niveau de protection de vos droits, tels que garantis par la présente Politique de confidentialité, sans obtenir votre consentement préalable.

Pour tout complément d’informations, ou si vous désirez nous transmettre des recommandations, contactez-nous à support@cover3d.com.