Datenschutzerklarung

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten

Die Firma COVER GROUP mit Sitz in der Rue des Déportés 179 in 7061 Soignies, Belgien, im Folgenden für die Zwecke dieser Datenschutzrichtlinie als „COVER“ bezeichnet.

E-Mail-Adresse: info@cover3d.com

2. Betroffene Daten

Die Kategorien der Sie betreffenden persönlichen Daten, die von der COVER GROUP verarbeitet werden, umfassen:

  • Ihre Identifikationsdaten (Name, Vorname) und solche, die Sie uns zur Verarbeitung der Daten Ihrer Kunden übermitteln
  • Ihre Kontaktdaten (Postanschrift und E-Mail-Adresse, je nach Erfordernis) und solche, die Sie uns von Ihren Kunden zur Verfügung stellen
  • Ihre Telefonnummer (Festnetz, Mobiltelefon) und solche, die Sie uns von Ihren Kunden mitteilen
  • Alle Fotos, Videos und andere Dateien im digitalen Format, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen
  • Ihre Fotos, Videos und alle anderen Angaben, die von unseren Partnern übermittelt werden.

3. Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Die COVER GROUP legt besonderen Wert auf die Achtung Ihrer Privatsphäre und den Schutz Ihrer Daten. Der Zwecke dieser Datenschutzrichtlinie besteht darin, Sie über die Art und Weise zu informieren, wie wir Ihre Daten verarbeiten.

Wir sind uns Ihres Rechtes bewusst und nehmen Ihr Recht auf Auskunft über die Art und Weise, wie Ihre Daten verarbeitet werden, sowie über die Sie identifizierenden Informationen (Name, Vorname, Adresse(n), Geburtsdatum, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse(n) usw.), die Sie der COVER GROUP möglicherweise zur Verfügung stellen, aufmerksam zur Kenntnis.

Ihre Daten werden nur im Rahmen der Erfüllung Ihres Vertrages, in den nachfolgend beschriebenen Fällen und nach den dort beschriebenen Methoden gespeichert.

Die vorliegende „Datenschutzrichtlinie“ erklärt, wie wir Ihre Daten verwenden und verarbeiten und welche Maßnahmen wir zum Schutz Ihrer Privatsphäre und Sicherheit getroffen haben.

Die einzigen Daten, zu denen wir Zugang haben, sind die, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen.

Wenn wir Sie um die Angabe persönlicher Daten bitten, haben Sie das Recht, dies abzulehnen. Die meisten unserer Produkte erfordern jedoch zur Bereitstellung entsprechender Dienste einige persönliche Daten. Sollten Sie sich jedoch entschließen, die zum Angebot eines Produktes oder einer Funktion erforderlichen Daten nicht zur Verfügung zu stellen, können Sie dieses Produkt bzw. diese Funktion auch nicht nutzen.

Darüber hinaus verknüpfen wir Daten, die wir in verschiedenen Zusammenhängen sammeln (z.B. aufgrund Ihrer Nutzung von Produkten der COVER GROUP) oder die wir von Dritten erhalten. Dies geschieht mit dem Ziel, unsere Dienstleistungen zu verbessern und Ihnen somit konsistente und individualisierte IT-Dienste unter Beachtung der legitimen Zwecke zu bieten.

Wenn Sie die Software und Anwendungen der COVER GROUP herunterladen, erhebt die COVER GROUP personenbezogene und nicht-personenbezogene Daten, um eine automatische Aktualisierung Ihrer Software zu einem späteren Zeitpunkt zu ermöglichen.

Durch die Annahme der Aktualisierung der Software und Anwendungen geben Sie auch Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die COVER GROUP zur Gewährleistung der Kontinuität und Verbesserung der von der COVER GROUP angebotenen Dienste.

Ihre Daten werden in Übereinstimmung mit belgischem und internationalem Recht erhoben und verarbeitet, insbesondere mit der Europäischen Verordnung vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr – im Folgenden als „DSGVO“ bezeichnet – und dem belgischen Gesetz vom 30. Juli 2018 über den Schutz des Privatlebens bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte

Wenn Sie uns die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden zur Verfügung stellen, speichern wir diese in unserer Anwendung, damit Sie für die Dauer der von COVER GROUP angebotenen Dienstleistungen Zugang darauf haben, diese nutzen oder verarbeiten können.

In diesem Zusammenhang fungiert die COVER GROUP als Ihr Unterauftragnehmer, da die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden in Ihrem Namen erfolgt.

Die COVER GROUP überprüft nicht die Art und Weise, in der Sie personenbezogene Daten erheben und hat keinen Zugang zu den Daten, die Sie auf der Plattform speichern, außer im Falle eines technischen Problems (Verbindungsproblem, Nichtverfügbarkeit der Daten usw…).

Die COVER GROUP möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie in diesem Zusammenhang der für die Datenverarbeitung Verantwortliche sind und dass Sie daher unbedingt Ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit der DSGVO einhalten und Ihre Kunden darüber informieren müssen, dass Sie die COVER GROUP zur Speicherung und Aufzeichnung ihrer personenbezogenen Daten beauftragen (siehe unten die Verpflichtungen von COVER in Bezug auf die Vergabe von Unteraufträgen).

5. Vergabe von Unteraufträgen

Die COVER-GRUPPE ist dazu befugt, im Namen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die zur Erbringung der folgenden Dienstleistung(en) erforderlich sind:

  • Vereinfachung der Rechnungsstellung für Ihre Kunden durch Verschlüsselung der Rechnungsdaten
  • Erstellung dreidimensionaler Pläne anhand realer Daten (Fotos eines bestehenden Grundstücks durch Integration der mit der Cover-Software erstellten Zeichnungen)
  • Vereinfachung der Suche nach durch Schlüsselwörter kodierten Daten

Die Art der mit den Daten durchgeführten Transaktionen umfassen:

  • Speicherung, Aufzeichnung
  • Strukturierung, Änderung und Aktualisierung der in der Datenbank der Applikation enthaltenen Daten
  • Transaktionen, die sich aus Anfragen von Benutzern zur Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten ergeben und die ihnen von der DSGVO zuerkannt wurden
  • Analyse der aufgezeichneten Daten zur Verbesserung der Dienstleistungen von COVER und zur Verbesserung ihrer Software

Der/die Zweck(e) der Verarbeitung lautet/n:

  • Verbesserung Ihrer Sicherheitsmaßnahmen bezüglich der Datenverschlüsselung durch die COVER-Software
  • Verbesserung unserer Dienstleistungen
  • Sicherstellung der internen Beziehungen zwischen den Mitgliedern der COVER GROUP, ihrer Handelsvertreter oder Unterauftragnehmer
  • Ermöglicht Ihnen den schnellen und effizienten Zugriff auf Ihre Rechnungen und Projekte
  • Erlaubt Ihnen, die für Ihre Projekte und Ihre Kunden verschlüsselten Daten zu ändern, zu speichern und zu sichern
  • Ausführung unseres Dienstleistungsvertrags

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten betreffen:

  • Identifikationsdaten (Name, Vorname), die Sie uns zur Verarbeitung der Daten Ihrer Kunden übermitteln
  • Kontaktdaten (Postanschrift und E-Mail-Adresse, je nach Erfordernis), die Sie uns von Ihren Kunden zur Verfügung stellen
  • Telefondaten (Festnetz, Mobiltelefon) Ihrer Kunden
  • Fotos, Videos und andere Dateien Ihrer Kunden im digitalen Format

Die davon betroffenen Personenkategorien umfassen: Einzelpersonen und Kontaktpersonen von Unternehmen, die im Rahmen der Projektrealisierung (Gestaltung von 3D-Portalen, Wintergärten usw…) Ihre Kunden sind.

Für die Ausführung des Dienstleistungsgegenstands des vorliegenden Vertrags stellt der für die Datenverarbeitung Verantwortliche COVER alle für die Erfüllung seines Auftrags erforderlichen Informationen zur Verfügung (reale und aktuelle persönliche Daten der Kunden, deren Daten verarbeitet werden, Nachweis, dass Sie Ihre Kunden über die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten aus der COVER-Software informiert haben usw.).

Der Unterauftrag beginnt mit dem Datum des Inkrafttretens des Dienstleistungsvertrags und endet mit dessen Ablauf (Kündigung, Auflösung, Ende der Laufzeit).

Als Dienstleistungsvertrag gilt der Vertrag, den Sie mit COVER abschließen, um dessen Software, Anwendungen und/oder die Funktionalitäten seiner Website zu nutzen.

Verpflichtungen von Cover als Unterauftragnehmer

COVER verpflichtet sich Ihnen gegenüber zu den folgenden Dingen:

1. Verarbeitung der Daten ausschließlich für den Zweck/die Zwecke, der/die Gegenstand des Untervertrags ist/sind

2. Datenverarbeitung gemäß Ihren dokumentierten Anweisungen Sollte COVER der Ansicht sein, dass eine Anweisung einen Verstoß gegen die Europäische Datenschutzverordnung oder eine andere Bestimmung des Unionsrechts oder des Rechts der Mitgliedstaaten in Bezug auf den Datenschutz darstellt, wird COVER Sie unverzüglich informieren. Darüber hinaus wird COVER Sie, falls die Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation nach dem Gemeinschaftsrecht oder dem Recht des Mitgliedstaates, dem diese unterliegt, erforderlich ist, darüber vor der Verarbeitung der Daten informieren, es sei denn, das betreffende Gesetz verbietet diese Information aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses.

3. Gewährleistung der Vertraulichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten

4. Sicherstellung, dass Personen, die nach dem Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind:

  • sich zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichten oder einer entsprechenden gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterliegen
  • die erforderliche Ausbildung im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten erhalten

5. Von Anfang an Berücksichtigung der Grundsätze des Datenschutzes im Hinblick auf seine Werkzeuge, Produkte, Anwendungen oder Dienstleistungen und des Datenschutzes durch den Unterauftragnehmer

Hierbei darf der Unterauftragnehmer einen “weiteren Unterauftragnehmer“ mit der Durchführung bestimmter Datenverarbeitungsaktivitäten beauftragen (Amazon, OVH, Overworks, Mailjet, Google Analytics).

Informationsrecht der betroffenen Personen
Es liegt in Ihrer eigenen Verantwortung, den von den Datenverarbeitungsvorgängen betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Datenerhebung Informationen zur Verfügung zu stellen.

Ausübung der Rechte der betroffenen Personen

COVER wird Sie im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung Ihrer Verpflichtung unterstützen, Anträgen auf Ausübung der Rechte der betroffenen Personen nachzukommen: Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch, Recht auf Begrenzung der verarbeiteten Daten, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht, keiner automatisierten individuellen Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) unterworfen zu werden.

Wenn betroffene Personen Anträge an den Unterauftragnehmer stellen zur Ausübung
ihrer Rechte stellen, muss COVER diese Anträge nach Erhalt per E-Mail an Ihre Kontaktperson senden.

Nach Ihrer Zustimmung benachrichtigt COVER die zuständige Aufsichtsbehörde in Ihrem Namen und in Ihrem Auftrag so schnell wie möglich und wenn möglich spätestens 72 Stunden, nachdem sie davon Kenntnis erlangt hat, über Verletzungen personenbezogener Daten, es sei denn, die fragliche Verletzung ist nicht geeignet, die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zu gefährden.

Sicherheitsmaßnahmen

Der Unterauftragnehmer verpflichtet sich zur Durchführung der folgenden Sicherheitsmaßnahmen:

  • Pseudonymisierung personenbezogener Daten
  • Mittel zur Gewährleistung der anhaltenden Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit von Datenverarbeitungssystemen und -diensten
  • Mittel zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit von und des Zugangs zu personenbezogenen Daten innerhalb angemessener Fristen im Falle eines physischen oder technischen Zwischenfalls

Datenausgabe

Am Ende der Dienstleistungserbringung im Zusammenhang mit der Verarbeitung dieser Daten verpflichtet sich die COVER GROUP:

  • zur Vernichtung aller persönlichen Daten oder
  • zur Rückgabe aller personenbezogenen Daten an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen oder
  • zur Rückgabe der personenbezogenen Daten an den vom für die Datenverarbeitung Verantwortlichen benannten Unterauftragnehmer. Die Rückgabe muss mit der Vernichtung aller in den Informationssystemen der COVER GROUP vorhandenen Kopien einhergehen. Nach der Vernichtung muss die COVER GROUP die Vernichtung schriftlich belegen.

Datenschutzbeauftragter

Die COVER GROUP teilt dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten mit, falls dieser einen solchen gemäß Artikel 37 der Europäischen Datenschutzverordnung ernannt hat, oder andernfalls seine Kontaktperson.

Verzeichnis der Datenverarbeitungskategorien

Die COVER GROUP erklärt hiermit, dass sie über alle Kategorien von Datenverarbeitungsaktivitäten, die im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen durchgeführt werden, schriftlich Buch führt.

6. Zweckbestimmung der Datenverarbeitung

Die COVER GROUP erhebt und verarbeitet Ihre Daten nur für spezifische und begrenzte Zwecke, um Folgendes sicherzustellen:

  • Die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten
  • Die Bearbeitung Ihrer Akten (Rechnungsstellung, administrative Verwaltung, usw…)
  • Die Bekanntmachung und Bewerbung unserer Angebote, Dienstleistungen und neuen Produkte nach Ihrer Anmeldung bei uns oder nach dem Abschluss des Vertrages mit der COVER GROUP
  • Einladungen zu den von uns organisierten Veranstaltungen
  • Die Verbesserung unserer Dienstleistungen
  • Die internen Beziehungen zwischen den Mitgliedern der COVER GROUP, ihrer Handelsvertreter oder Unterauftragnehmer

7. Datenerhebung

Ihre persönlichen Daten erfassen wir, wenn wir Sie zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen um Ihre Kontaktdaten bitten. Um Ihnen ein Angebot mit einem Preis unterbreiten zu können und ganz allgemein, um Ihre Akte nach Abschluss eines Dienstleistungsvertrags mit der COVER GROUP zu verwalten, ist es unerlässlich, dass wir Sie identifizieren.

Ihre Daten werden außerdem im Rahmen der Nutzung der COVER GROUP-Software verarbeitet.

Dabei erfassen wir Ihre Daten, wenn Sie Ihre Daten synchronisieren oder von einem anderen Gerät importieren. Ihre Daten werden demnach dazu verwendet, Ihnen zu helfen und unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Insbesondere erheben wir Angaben darüber, wie Sie unsere Dienste nutzen, wie z.B. die Arten von Inhalten, die Sie in der COVER GROUP-Software ansehen oder mit denen Sie interagieren, die Funktionen, die Sie nutzen, die Aktionen, die Sie durchführen, sowie die Zeit, Häufigkeit und Dauer Ihrer Aktivitäten.

Wie unten beschrieben, werden Informationen über die von Ihnen verwendeten Computer, Telefone, angeschlossenen Fernseher und andere mit dem Internet verbundene Geräte erfasst, die sich von den genannten Geräten aus in unsere Produkte und Dienstleistungen integrieren. Ihre Daten können wir dann zur Verbesserung und Effizienzsteigerung unserer Dienstleistungen mit unseren eigenen Datenbanken abgleichen.

8. Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten

Die COVER GROUP bewahrt Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen notwendig ist.

Rechnungsdaten: Diese Daten können bis maximal 7 Jahre nach Schließung Ihrer Akte aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre auf die Rechnungsstellung bezogenen Daten automatisch gelöscht.

Für Daten im Zusammenhang mit der Verbesserung unserer Dienstleistungen und der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber: Diese Daten können so lange aufbewahrt werden, wie Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, und werden innerhalb eines Jahres nach Aufforderung zur Beendigung der Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten gelöscht.

9. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten können an Personen weitergegeben werden, die in unserem Namen und für uns handeln, wie z.B. Mitglieder unseres Personals zur Verarbeitung der genannten Daten in Übereinstimmung mit den Zwecken, für die sie gesammelt wurden. Darüber hinaus können wir auch Unterauftragnehmer mit der Verwaltung Ihrer Daten beauftragen, sofern diese über die ausreichende Qualität zur Einhaltung der Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten verfügen.

10. Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Einschränkung, Löschung und Übertragbarkeit

Im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie das Recht, auf Auskunft zu Ihren Daten, zu deren Berichtigung oder deren Löschung.

In diesem Rahmen werden Sie dazu aufgefordert, Ihre Anfrage schriftlich zu stellen und zu unterzeichnen sowie eine Kopie Ihres Personalausweises beizufügen. Auf Wunsch erfolgt die mündliche Mitteilung der Informationen erst nach genauer Prüfung Ihrer Identität.

Wenn Sie möchten, dass die COVER GROUP Ihre Daten dauerhaft löscht, ist Ihre Anfrage zudem ausdrücklich zu begründen. Wir bemühen uns, Ihre Anfragen stets so schnell wie möglich zu entsprechen, natürlich mit Ausnahme der für die Erstellung unserer Rechnungen erforderlichen Informationen, die den gesetzlichen Buchhaltungsvorschriften unterliegen.

Für Anfragen, die Ihre Rechte betreffen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an COVER unter support@cover3d.com. Diese werden von uns innerhalb eines Monats nach Eingang. Bitte beachten Sie, dass sich diese Frist je nach Komplexität und Anzahl der Anfragen unter Umständen um 2 Monate verlängert.

Weiterhin haben Sie Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten und auf Widerspruch der Verarbeitung von Daten, zu der von Rechts wegen Ihre Einwilligung erforderlich ist.

Sie haben ferner das Recht, so schnell wie möglich die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

11. Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten

Der Zugang zu Ihren Daten ist auf die Geschäftsführer und Mitarbeiter von COVER, dessen Vertreter, Vertriebspartner und deren Unterauftragnehmer beschränkt, die auf den Zugang zu den Daten angewiesen sind und die bei der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten strenge Vertraulichkeitsstandards einhalten.

12. Cookies

Während Ihres Besuchs auf unserer Website werden möglicherweise Cookies auf der Festplatte Ihres Computers oder auf Ihrem Gerät abgelegt. Cookies sind kleine Dateien, die zum Speichern von Informationen auf Webbrowsern verwendet werden. Diese werden insbesondere zum Speichern und Empfangen von Informationen auf Geräten wie Computern oder Smartphones verwendet. Ihr Internet-Browser bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Cookies zu blockieren oder eine bei der Installation eines Cookies erscheinende Warnung zu erhalten oder die Cookies von Ihrer Festplatte entfernen zu lassen.

Auf unserer Website eingesetzte Cookies:

  • Erforderliche Cookies: Funktionelle Cookies ermöglichen es uns, die Konsistenz Ihrer Browsing-Sitzung zu gewährleisten. So können wir ein bestimmtes Cookie speichern, wenn Sie im Internet surfen.
  • Cookies in Bezug auf Ihre Sprachauswahl auf der Website und/oder innerhalb der Anwendung.
  • Cookies zur Verfolgung des Datenverkehrs: Mit einem solchen Cookie können wir überprüfen, ob Sie auf eine Seite oder eine Abfolge von Seiten auf unserer Website zugegriffen haben.

13. Änderungen der vorliegenden Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, die vorliegende Datenschutzrichtlinie jederzeit zu ändern, um den geltenden Datenschutzgesetzen zu entsprechen oder sie an unsere Verfahren anzupassen.

Wir bitten Sie daher, diese regelmäßig auf mögliche Änderungen hin zu überprüfen. Aktualisierte Versionen werden auf unsere Website hochgeladen und das Datum im letzten Absatz entsprechend angepasst.

Ohne Ihre vorherige Zustimmung werden wir keine Änderungen vornehmen, die das durch diese Datenschutzrichtlinie garantierte Schutzniveau Ihrer Rechte verringern würden.

Für weitere Informationen oder wenn Sie uns Vorschläge zukommen lassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter support@cover3d.com.