1. De verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens

De onderneming COVER GROUP, met maatschappelijke zetel te Rue du Champ Lionne, 9 – 7601 Roucourt – Belgie, hierna genoemd “COVER” voor de doeleinden van deze Privacy Policy.

E-mailadres: info@cover3d.com

2. De betrokken gegevens

De categorieën van persoonlijke gegevens die over u worden verwerkt door COVER GROUP zijn :

• Uw identificatiegegevens (naam, voornaam) en degene die u doorgeeft voor de behandeling van uw klanten;
• Uw adresgegevens (postadres en eventueel e-mailadres) en de gegevens die u ons doorgeeft van uw klanten;
• Uw telefoongegevens (telefoon, gsm) en de gegevens die u ons doorgeeft van uw klanten;
• Foto‘s, video‘s en digitaal formaat die u vrijwillig doorgeeft;
• Uw foto‘s, video‘s en alle overige informatie die door onze Partners worden doorgegeven.

3. De behandeling van uw persoonlijke gegevens

COVER GROUP vindt het belangrijk om uw persoonlijk leven en uw gegevens te beschermen, vandaar dit Privacybeleid, waarin wordt uitgelegd wat er met uw gegevens gedaan wordt.

We houden rekening met uw recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt (naam, voornaam, adres(sen), geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), etc.) die u waarschijnlijk aan COVER GROUP zult verstrekken.

Uw gegevens worden alleen bewaard in het kader van de uitvoering van uw contract, in de gevallen en methodes die hierna worden beschreven.

In dit Privacybeleid leggen wij uit op welke manier we uw gegevens gebruiken en behandelen, evenals de gebruikte maatregelen voor het bewaken van de betrouwbaarheid en veiligheid.

De enige gegevens waar wij toegang tot hebben, zijn de gegevens die u vrijwillig doorgeeft.

Wanneer wij u vragen om persoonlijke gegevens te leveren, mag u weigeren. Maar voor de meerderheid van onze producten, hebben we echter sommige persoonlijke gegevens nodig om u de beste dienste aan te bieden. Als u kiest om de vereiste gegevens niet door te geven, die ons in staat stellen om u een product aan te bieden, is er een mogelijkheid dat u ons product of functie niet zal kunnen gebruiken.

We combineren ook gegevens die we in verschillende contexten verzamelen (bijvoorbeeld via uw gebruik van onze producten) of die we van derde partijen verkrijgen. Dit heeft als doel om onze diensten te verbeteren en u zo consistente en gepersonaliseerde IT-diensten aan te bieden, met inachtneming van de legitieme doeleinden.

Wanneer u software en applicaties van COVER GROUP downloadt, verzameld COVER GROUP persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens, zodat we later een automatische update kunnen bieden van deze software.

Als u de update van software en applicaties accepteert, gaat u er ook mee akkoord dat COVER GROUP uw gegevens behandelt voor de continuïteit en verbetering van de diensten van COVER GROUP.

Uw gegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de Belgische en internationale wetgeving, voornamelijk de Europese Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonlijke gegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens – hierna de “GDPR” genoemd – en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonlijke gegevens.

4. De behandeling van persoonlijke gegevens van derden

Wanneer u ons persoonlijke gegevens van uw klanten doorgeeft, slaan wij die op in onze applicatie zodat u daar toegang tot krijgt, ze kan gebruiken of behandelen gedurende het gebruik van de diensten die COVER GROUP aanbiedt.

Volgens deze hypothese treedt COVER GROUP op als uw onderaannemer, aangezien de verwerking van de persoonlijke gegevens van uw klanten voor u wordt uitgevoerd.

COVER GROUP controleert de manier niet waarop u persoonlijke gegevens verzamelt en heeft geen toegang tot de gegevens die u op het platform registreert, behalve in geval van een technisch probleem (verbindingsprobleem, onbeschikbaarheid van gegevens, enz.).

COVER GROUP herinnert u eraan dat u in deze hypothese de verantwoordelijke bent voor de verwerking en dat u daarom uw verplichtingen in verband met de GDPR absoluut moet respecteren en uw klanten moet informeren over het feit dat u een beroep doet voor COVER GROUP om hun persoonlijke gegevens op te slaan en te registreren (zie onze verplichtingen inzake onderaanneming hieronder).

5. Onderaanneming

COVER GROUP is bevoegd om namens de verantwoordelijke voor de verwerking de persoonlijke gegevens te verwerken die nodig zijn om de volgende dienst(en) te verlenen:

• De facturatie voor uw klanten faciliteren door hun factuurgegevens te versleutelen;
• Tekenen van driedimensionale plannen op basis van reële gegevens (foto’s van een bestaand gebied door de tekeningen te integreren die met de software van Cover zijn gemaakt);
• Het onderzoek van versleutelde gegevens te faciliteren met sleutelwoorden.

De aard van de uitgevoerde bewerkingen op de gegevens is:

• opslag en registratie;
• structurering, wijziging en bijwerking van gegevens in de gegevensdatabase van de applicatie;
• bewerkingen die voortkomen uit de vragen van gebruikers betreffende de uitoefening van hun rechten in verband met hun persoonlijke gegevens en die hen zijn toegekend door de GDPR;
• analyse van opgeslagen gegevens met het oog op het perfectioneren van de diensten van COVER en het verbeteren van onze software.

Het doel/de doelen van behandeling is/zijn:

• versterken van uw beveiligingsmaatregelen betreffende de versleuteling van gegevens vanuit de software van COVER;
• verbeteren van onze diensten;
• om te zorgen voor interne rapporten tussen leden van de COVER GROUP, zijn agenten of onderaannemers;
• voor snelle en efficiënte toegang tot uw facturen en projecten;
• voor het mogelijk maken van het wijzigen, bewaren en beveiligen van versleutelde gegevens voor uw projecten en betreffende uw clientèle;
• uitvoeren van ons contract voor dienstverlening.

De behandelde persoonlijke gegevens zijn:

• identificatiegegevens (naam, voornaam) die u doorgeeft voor de behandeling van de gegevens van uw klanten;
• adresgegevens (postadres en eventueel e-mailadres) die u doorgeeft met betrekking tot uw klanten;
• telefoongegevens (telefoon, gsm) van uw klanten;
• foto‘s, video‘s en digitaal formaat van uw klanten.

De categorieën van betrokken personen zijn: particulieren en contactpersonen van bedrijven die uw klanten zijn in het kader van de realisatie van een project (ontwerp van 3D poorten, veranda’s, enz…).

Voor de uitvoering van de dienst die het voorwerp uitmaakt van dit contract, verstrekt de verantwoordelijke voor de verwerking aan COVER alle informatie die nodig is voor de uitvoering van zijn taak (actuele en actuele persoonlijke gegevens van de klanten van wie de gegevens worden verwerkt, bewijs dat u uw klanten op de hoogte hebt gebracht van de verwerking van hun persoonsgegevens met behulp van de COVER-software, …).

De onderaanneming gaat van start per startdatum van het servicecontract en eindigt bij het verlopen hiervan (opzegging, beëindiging, einde van de contractperiode).

Het servicecontract is dat wat u heeft afgesloten met COVER voor het gebruikmaken van de software, de applicaties en/of functies van de website.

Verplichtingen van Cover als onderaannemer

COVER verplicht zich ten opzichte van u tot:

1. het behandelen van de gegevens uitsluitend voor de doelen van de onderaanneming.

2. het behandelen van de gegevens conform uw schriftelijke instructies. Indien COVER meent dat een instructie een overtreding vormt op de Europese verordening voor gegevensbescherming of enige andere regeling uit de wetgeving van de Unie of van de lidstaten inzake de gegevensbescherming, zal deze u onmiddellijk informeren. Indien COVER verplicht is gegevens door te geven aan een derde land of aan een internationale organisatie op grond van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan zij onderworpen is, zal zij u bovendien voorafgaand aan de verwerking hiervan op de hoogte stellen, tenzij het betrokken recht dergelijke informatie om zwaarwegende redenen van algemeen belang verbiedt.

3. het garanderen van vertrouwelijkheid van de behandelde persoonlijke gegevens;

4. bewaken dat de bevoegde personen voor de behandeling van persoonlijke gegevens betreffende het contract:

• de vertrouwelijkheid respecteren of onderworpen zijn aan een wettelijke verplichting inzake vertrouwelijkheid;
• de benodigde opleiding ontvangen inzake de bescherming van persoonlijke gegevens.

5. met betrekking tot instrumenten, producten, toepassingen of diensten rekening houden met de beginselen van gegevensbescherming vanaf de ontwerpfase door.

De onderaannemer is bevoegd om een beroep te doen op een „latere onderaannemer“ om bepaalde verwerkingsactiviteiten uit te voeren (Amazon, OVH, Overworks, Send in Blue, Facebook, Google Analytics).

Recht op informatie van betrokken personen
Het is aan u om informatie te geven aan personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de verwerking op het moment dat de gegevens verzameld worden.

Uitoefening van de rechten van personen

Voor zover mogelijk helpt COVER u om uw verplichting gehoor te geven aan verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen: recht op toegang, rectificatie, uitwissing en bezwaar, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (met inbegrip van profilering).

Wanneer de betrokken personen bij de onderaannemer een verzoek indient om hun recht uit te oefenen, moet COVER deze verzoeken bij ontvangst meteen per e-mail doorsturen naar uw contactpersoon.

Na uw toestemming stelt COVER de bevoegde toezichthoudende autoriteit zo spoedig mogelijk, en indien mogelijk uiterlijk 72 uur na kennisneming, in uw naam en namens u in kennis van schendingen van persoonlijke gegevens, tenzij de schending in kwestie geen risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met zich meebrengt.

Veiligheidsmaatregelen

De onderaannemer verplicht zich tot het implementeren van de volgende beveiligingsmaatregelen:

• anonimiseren van persoonlijke gegevens;
• middelen die de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en constante bestendigheid van de verwerkingssystemen en -diensten mogelijk maken;
• middelen om in geval van een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonlijke gegevens binnen passende termijnen te herstellen.

Beschikking van de gegevens

Aan het einde van de dienstverlening inzake de verwerking van deze gegevens, verplicht COVER GROUP zich ertoe:

• alle persoonlijke gegevens te vernietigen of
• alle persoonlijke gegevens terug te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke of
• alle persoonlijke gegevens terug te sturen naar de onderaannemer die is aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke. Met deze verzending moeten alle kopieën die in de informatiesystemen van COVER GROUP aanwezig zijn, worden vernietigd. Na vernietiging moet COVER GROUP schriftelijk de vernietiging verantwoorden.

Verantwoordelijke voor de gegevensbescherming

COVER GROUP communiceert aan de verwerkingsverantwoordelijke de naam en adresgegevens van zijn verantwoordelijke voor gegevensbescherming, indien die is aangewezen conform artikel 37 van de Europese algemene verordening gegevensbescherming, of indien deze er niet is, van zijn contactpersoon.

Register van categorieën verwerkingsactiviteiten

COVER GROUP verklaart schriftelijk een register bij te houden van alle categorieën verwerkingsactiviteiten die zijn toegepast in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.

6. Doelen voor gegevensverwerking

COVER GROUP verzamelt en verwerkt uw gegevens uitsluitend voor specifieke en beperkte doelen, die gericht zijn op:

• de uitvoering van onze contractuele verplichtingen;
• het beheer van uw dossiers (facturering, administratie, enz.)
• de communicatie en promotie van onze aanbiedingen, diensten en nieuwe producten in navolging van uw inschrijving of het afsluiten van een contract met COVER GROUP;
• uitnodigingen aan evenementen die wij organiseren;
• verbetering van onze diensten;
• interne rapporten tussen leden van de COVER GROUP, zijn agenten of onderaannemers.

7. Inzameling van gegevens

We verzamelen uw persoonlijke gegevens wanneer we vragen naar uw adresgegevens waarmee we aan onze contractuele verplichtingen kunnen voldoen. Wij moeten u kunnen identificeren om u offertes met een prijs te kunnen geven en meer in het algemeen om uw dossier te kunnen beheren na het afsluiten van een servicecontract met COVER GROUP.

Uw gegevens worden ook verwerkt via het gebruik van de software van COVER GROUP.

Zo verzamelen we uw gegevens wanneer u gegevens synchroniseert of importeert vanaf een apparaat. Uw gegevens worden gebruikt om u te helpen en om onze diensten te verbeteren.

We verzamelen met name informatie over de manier waarop u onze diensten gebruikt, zoals de soort content die u raadpleegt of waarmee u werkt op de software COVER GROUP, de functies die u gebruikt, de acties die u uitvoert en de tijd, frequentie en duur van uw activiteiten.

Zoals hieronder beschreven, verzamelen we informatie over de aangesloten computers, telefoons, televisies en andere op het web aangesloten apparaten die u gebruikt en die integreren met onze producten en diensten vanaf die apparaten. Zo kunnen we uw gegevens kruisen met onze eigen databases om onze diensten te verbeteren en nog krachtiger te maken.

8. Bewaarduur van uw gegevens

COVER GROUP bewaart uw gegevens alleen gedurende de tijd die redelijkerwijs nodig is voor de genoemde doeleinden en in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Voor de factuurgegevens: deze gegevens kunnen worden bewaard voor een maximale duur van 7 jaar na afsluiting van uw dossier. Aan het einde van de bewaartermijn worden uw gegevens die nodig zijn voor de facturering automatisch verwijderd.

Voor gegevens met betrekking tot de verbetering van onze diensten en het nakomen van onze contractuele verplichtingen aan u: deze gegevens kunnen worden bewaard zolang u gebruik maakt van onze diensten en zullen worden verwijderd binnen een jaar na uw verzoek om uw persoonlijke gegevens niet langer te bewaren.

9. Communicatie van uw gegevens

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan personen die handelen in onze naam, en in onze opdracht, zoals personeelsleden, met het oog op de verwerking ervan in overeenstemming met de doelen waarvoor ze zijn verzameld. We kunnen ook gebruik maken van onderaannemers om uw gegevens te beheren, op voorwaarde dat ze van voldoende kwaliteit zijn om te voldoen aan de wetgeving inzake de bescherming van persoonlijke gegevens.

10. Recht op inzage, rectificatie, begrenzing, verwijdering en overdraagbaarheid

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht op toegang tot uw gegevens, op rectificatie in geval van onjuistheid, of verwijdering ervan.

Hiervoor vragen wij u om uw schriftelijke verzoek te ondertekenen en een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Als u het verzoek hebt ingediend, ontvangt u de informatie mondeling na nauwkeurige verificatie van uw identiteit.

Als u wilt dat COVER GROUP uw gegevens definitief verwijdert, moet u dit verzoek ook specifiek motiveren. Wij verbinden ons ertoe dit zo snel mogelijk te doen, behalve natuurlijk voor de informatie die nodig is voor het opstellen van onze facturatie, om te voldoen aan de wettelijke boekhoudkundige bepalingen.

Voor elk verzoek betreffende uw rechten kunt u COVER contacteren per e-mail: support@cover3d.com, waarna uw verzoek binnen een maand na ontvangst wordt verwerkt. Let op dat deze termijn met 2 maanden verlengd kan worden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.

U heeft ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens, evenals het recht van bezwaar tegen de verwerking van de gegevens waarvan de rechtmatige basis uw toestemming is.

U hebt ook het recht om zo snel mogelijk uw persoonlijke gegevens te laten wissen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of op een andere manier werden verwerkt;

11. Veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens

De toegang tot uw gegevens is beperkt tot managers, medewerkers, agenten en distributeurs van COVER en zijn onderaannemers die er toegang toe moeten hebben en die strikte normen van vertrouwelijkheid in acht nemen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

12. Cookies

Tijdens uw bezoek aan onze website kunne cookies worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of op uw apparaat. Cookies zijn kleine bestanden die bedoeld zijn om informatie op te slaan over internetbrowsers. Ze worden vooral gebruikt om informatie op te slaan en te bewaren op apparaten zoals computers of telefoons. Uw internetbrowser kan deze cookies blokkeren of een waarschuwing ontvangen wanneer een cookie wordt geïnstalleerd, of ervoor zorgen dat cookies worden verwijderd van de harde schijf.

Gebruikte cookies op onze website:

• Essentiële cookies: functionele cookies waarmee we kunnen zorgen voor coherentie van uw browse sessie. Zo kunnen we een specifieke cookie opslaan tijdens uw bezoek aan internet.
• Cookies voor uw taalkeuze op de site en/of applicatie.
• Tracking cookies: dit cookie stelt ons in staat te controleren of u een pagina of serie pagina‘s op onze site hebt bezocht.

13. Wijziging van dit privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid te wijzigen, om te blijven voldoen aan de geldende privacywetgeving, of om het aan te passen aan onze werkwijzen.

Daarom verzoeken wij u om het Beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Nieuwe versies worden op onze website geplaatst, waarbij de datum laatste update die in de laatste alinea staat, wordt bijgewerkt.

Wij zullen geen wijzigingen aanbrengen die het niveau van bescherming van uw rechten, zoals gewaarborgd door dit Privacybeleid, zouden verminderen zonder uw voorafgaande toestemming.

Voor meer informatie, of als u opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen via support@cover3d.com.