Privacybeleid

1. De verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens

De onderneming COVER GROUP, met hoofdkantoor aan de Rue des Déportés, 179 tot 7061 Soignies, hierna genoemd „COVER“, in het kader van dit Privacybeleid.

E-mailadres: info@cover3d.com

2. De betrokken gegevens

De categorieën van persoonlijke gegevens die over u worden verwerkt door COVER GROUP zijn :

  • Uw identificatiegegevens (naam, voornaam) en die welke u doorgeeft voor de behandeling van de gegevens van uw klanten;
  • Uw adresgegevens (postadres en eventueel e-mailadres) en die welke u doorgeeft van uw klanten;
  • Uw telefoongegevens (telefoon, gsm) et die welke u doorgeeft van uw klant;
  • Foto‘s, video‘s en digitaal formaat die u vrijwillig doorgeeft;
  • Uw foto‘s, video‘s en alle overige informatie die door onze Partners worden doorgegeven.

3. De behandeling van uw persoonsgegevens

COVER GROUP vindt het belangrijk om uw persoonlijk leven en uw gegevens te beschermen, vandaar dit Privacybeleid, waarin wordt uitgelegd wat wij doen met uw gegevens.

Wij zijn ons bewust van en houden rekening met uw recht om geïnformeerd te worden over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt en de informatie die u zou kunnen identificeren (naam, voornaam, adres(sen), geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), etc.) die u waarschijnlijk aan COVER GROUP zult verstrekken.

Uw gegevens worden alleen bewaard in het kader van de uitvoering van uw contract, in de gevallen en methodes die hierna worden beschreven.

In dit Privacybeleid leggen wij uit op welke manier we uw gegevens gebruiken en behandelen, evenals de gebruikte maatregelen voor het bewaken van de betrouwbaarheid en veiligheid.

De enige gegevens waar wij toegang toe hebben, zijn die welke u vrijwillig doorgeeft.

Wanneer wij u vragen om persoonsgegevens te leveren, kunt u weigeren. Voor de meeste van onze producten zijn echter bepaalde persoonsgegevens nodig, want daarmee kunnen wij u een dienst bieden. Als u ervoor kiest om niet de vereiste gegevens te verstrekken die ons in staat stellen om u een product of functie aan te bieden, kan het zijn dat u dat product of die functie niet kunt gebruiken.

We combineren ook gegevens die we in verschillende contexten verzamelen (bijvoorbeeld via uw gebruik van producten van COVER GROUP) of die we van derden verkrijgen om onze diensten te verbeteren en u zo consistente en gepersonaliseerde IT-diensten te leveren, met respect voor legitieme doeleinden.

Wanneer u software en applicaties van COVER GROUP downloadt, verzameld COVER GROUP persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens, zodat we later een automatische update kunnen bieden van deze software.

Als u de update van software en applicaties accepteert, gaat u er ook mee akkoord dat COVER GROUP uw gegevens behandelt voor de continuïteit en verbetering van de diensten van COVER GROUP.

Uw gegevens worden verzameld en behandeld conform de Belgische en internationale wetgeving, vooral de Europese verordening van 27 april 2016 inzake de bescherming van fysieke personen met betrekking tot de behandeling van persoonsgegevens en het vrije verkeer – hierna „AVG“ genoemd – en de Belgische wet van 30 juli 2018 inzake de bescherming van het persoonlijk leven ten opzichte van de behandeling van persoonsgegevens.

4. De behandeling van persoonsgegevens van derden

Wanneer u ons persoonsgegevens van uw klanten doorgeeft, slaan wij die op in onze applicatie zodat u daar toegang toe krijgt, ze kunt gebruiken of behandelen gedurende het gebruik van de diensten die COVER GROUP biedt.

In deze hypothese treedt COVER GROUP op als uw onderaannemer, aangezien de verwerking van de persoonsgegevens van uw klanten voor u wordt uitgevoerd.

COVER GROUP controleert niet de manier waarop u persoonsgegevens verzamelt en heeft geen toegang tot de gegevens die u op het platform registreert, behalve in geval van een technisch probleem (verbindingsprobleem, onbeschikbaarheid van gegevens, enz.).

COVER GROUP herinnert u eraan dat u in deze hypothese de verantwoordelijke voor de verwerking bent en dat u daarom uw verplichtingen in verband met de AVG absoluut moet respecteren en uw klanten moet informeren over het feit dat u een beroep doet op COVER GROUP om hun persoonsgegevens op te slaan en te registreren (zie verplichtingen van COVER met betrekking tot onderaanneming hieronder).

5. Onderaanneming

COVER GROUP is bevoegd om namens de verantwoordelijke voor de verwerking de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de volgende dienst(en) te verlenen:

  • De facturatie voor uw klanten faciliteren door hun factuurgegevens te versleutelen;
  • Tekenen van driedimensionale plannen op basis van reële gegevens (foto’s van een bestaand gebied door de tekeningen te integreren die met de software van Cover zijn gemaakt);
  • Het onderzoek van versleutelde gegevens te faciliteren met sleutelwoorden.

De aard van de uitgevoerde bewerkingen op de gegevens is:

  • opslag en registratie;
  • structurering, wijziging en bijwerking van gegevens in de gegevensdatabase van de applicatie;
  • bewerkingen die voortkomen uit de vragen van gebruikers betreffende de uitoefening van hun rechten in verband met hun persoonsgegevens en die hen zijn toegekend door de AVG;
  • analyse van opgeslagen gegevens met het oog op het perfectioneren van de diensten van COVER en het verbeteren van zijn software.

Het doel/de doelen van behandeling is/zijn:

  • versterken van uw beveiligingsmaatregelen betreffende de versleuteling van gegevens vanuit de software van COVER;
  • verbeteren van onze diensten;
  • om te zorgen voor interne rapporten tussen leden van de COVER GROUP, zijn agenten of onderaannemers;
  • voor snelle en efficiënte toegang tot uw facturen en projecten;
  • voor het mogelijk maken van het wijzigen, bewaren en beveiligen van versleutelde gegevens voor uw projecten en betreffende uw clientèle;
  • uitvoeren van ons contract voor dienstverlening.

De behandelde persoonsgegevens zijn:

  • identificatiegegevens (naam, voornaam) die u doorgeeft voor de behandeling van de gegevens van uw klanten;
  • adresgegevens (postadres en eventueel e-mailadres) die u doorgeeft met betrekking tot uw cliënten;
  • telefoongegevens (telefoon, gsm) van uw cliënten;
  • foto‘s, video‘s en digitaal formaat van uw cliënten.

De betreffende categorieën persoonsgegevens zijn: de particulieren en contactpersonen van ondernemingen die uw cliënt zijn in het kader van de uitvoering van een project (3D-ontwerp van poorten, veranda‘s, enz.).

Voor de uitvoering van de beoogde dienstverlening van dit contract stelt de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is voor de uitvoering van de opdracht van COVER (feitelijke en actuele persoonsgegevens van de klanten waarvan de gegevens worden verwerkt, bewijs dat u uw klanten hebt geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens vanuit de COVER-software, etc.).

De onderaanneming gaat van start per startdatum van het servicecontract en eindigt bij het verlopen hiervan (opzegging, beëindiging, einde van de contractperiode).

Het servicecontract is dat wat u heeft afgesloten met COVER voor het gebruikmaken van de software, de applicaties en/of functies van de website.

Verplichtingen van Cover als onderaannemer

COVER verplicht zich ten opzichte van u tot:

1. het behandelen van de gegevens uitsluitend voor de doelen van de onderaanneming

2. het behandelen van de gegevens conform uw schriftelijke instructies. Indien COVER meent dat een instructie een overtreding vormt op de Europese verordening voor gegevensbescherming of enige andere regeling uit de wetgeving van de Unie of van de lidstaten inzake de gegevensbescherming, zal deze u onmiddellijk informeren. Indien COVER verplicht is gegevens door te geven aan een derde land of aan een internationale organisatie op grond van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan zij onderworpen is, zal zij u bovendien voorafgaand aan de verwerking hiervan op de hoogte stellen, tenzij het betrokken recht dergelijke informatie om zwaarwegende redenen van algemeen belang verbiedt.

3. het garanderen van vertrouwelijkheid van de behandelde persoonsgegevens;

4. bewaken dat de bevoegde personen voor de behandeling van persoonsgegevens betreffende het contract:

  • de vertrouwelijkheid respecteren of onderworpen zijn aan een wettelijke verplichting inzake vertrouwelijkheid;
  • de benodigde opleiding ontvangen inzake de bescherming van persoonsgegevens.

5. met betrekking tot instrumenten, producten, toepassingen of diensten rekening houden met de beginselen van gegevensbescherming vanaf de ontwerpfase door.

De onderaannemer is bevoegd om een beroep te doen op een „latere onderaannemer“ om bepaalde verwerkingsactiviteiten uit te voeren (Amazon, OVH, Overworks, Mailjet, Google Analytics).

Recht op informatie van betrokken personen
Het is aan u om informatie te geven aan personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de verwerking op het moment dat de gegevens verzameld worden.

Uitoefening van de rechten van personen

Voor zover mogelijk helpt COVER u om uw verplichting gehoor te geven aan verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen: recht op toegang, rectificatie, uitwissing en bezwaar, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (met inbegrip van profilering).

Wanneer de betrokken personen bij de onderaannemer een verzoek indient om hun recht uit te oefenen, moet COVER deze verzoeken bij ontvangst meteen per e-mail doorsturen naar uw contactpersoon.

Na uw toestemming stelt COVER de bevoegde toezichthoudende autoriteit zo spoedig mogelijk, en indien mogelijk uiterlijk 72 uur na kennisneming, in uw naam en namens u in kennis van schendingen van persoonsgegevens, tenzij de schending in kwestie geen risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met zich meebrengt.

Veiligheidsmaatregelen

De onderaannemer verplicht zich tot het implementeren van de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • anonimiseren van persoonsgegevens;
  • middelen die de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en constante bestendigheid van de verwerkingssystemen en -diensten mogelijk maken;
  • middelen om in geval van een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens binnen passende termijnen te herstellen.

Beschikking van de gegevens

Aan het einde van de dienstverlening inzake de verwerking van deze gegevens, verplicht COVER GROUP zich ertoe:

  • alle persoonsgegevens te vernietigen of
  • alle persoonsgegevens terug te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke of
  • alle persoonsgegevens terug te sturen naar de onderaannemer die is aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke. Met deze verzending moeten alle kopieën die in de informatiesystemen van COVER GROUP aanwezig zijn, worden vernietigd. Na vernietiging moet COVER GROUP schriftelijk de vernietiging verantwoorden.

Verantwoordelijke voor de gegevensbescherming

COVER GROUP communiceert aan de verwerkingsverantwoordelijke de naam en adresgegevens van zijn verantwoordelijke voor gegevensbescherming, indien die is aangewezen conform artikel 37 van de Europese algemene verordening gegevensbescherming, of indien deze er niet is, van zijn contactpersoon.

Register van categorieën verwerkingsactiviteiten

COVER GROUP verklaart schriftelijk een register bij te houden van alle categorieën verwerkingsactiviteiten die zijn toegepast in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.

6. Doelen voor gegevensverwerking

COVER GROUP verzamelt en verwerkt uw gegevens uitsluitend voor specifieke en beperkte doelen, die gericht zijn op:

  • de uitvoering van onze contractuele verplichtingen;
  • het beheer van uw dossiers (facturering, administratie, enz.)
  • de communicatie en promotie van onze aanbiedingen, diensten en nieuwe producten in navolging van uw inschrijving of het afsluiten van een contract met COVER GROUP;
  • uitnodigingen aan evenementen die wij organiseren;
  • verbetering van onze diensten;
  • interne rapporten tussen leden van de COVER GROUP, zijn agenten of onderaannemers.

7. Inzameling van gegevens

We verzamelen uw persoonsgegevens wanneer we vragen naar uw adresgegevens waarmee we aan onze contractuele verplichtingen kunnen voldoen. Wij moeten u kunnen identificeren om u offertes met een prijs te kunnen geven en meer in het algemeen om uw dossier te kunnen beheren na het afsluiten van een servicecontract met COVER GROUP.

Uw gegevens worden ook verwerkt via het gebruik van de software van COVER GROUP.

Zo verzamelen we uw gegevens wanneer u gegevens synchroniseert of importeert vanaf een apparaat. Uw gegevens worden gebruikt om u te helpen en om onze diensten te verbeteren.

We verzamelen met name informatie over de manier waarop u onze diensten gebruikt, zoals de soort content die u raadpleegt of waarmee u werkt op de software COVER GROUP, de functies die u gebruikt, de acties die u uitvoert en de tijd, frequentie en duur van uw activiteiten.

Zoals hieronder beschreven, verzamelen we informatie over de aangesloten computers, telefoons, televisies en andere op het web aangesloten apparaten die u gebruikt en die integreren met onze producten en diensten vanaf die apparaten. Zo kunnen we uw gegevens kruisen met onze eigen databases om onze diensten te verbeteren en nog krachtiger te maken.

8. Bewaarduur van uw gegevens

COVER GROUP bewaart uw gegevens alleen gedurende de tijd die redelijkerwijs nodig is voor de genoemde doeleinden en in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Voor de factuurgegevens: deze gegevens kunnen worden bewaard voor een maximale duur van 7 jaar na afsluiting van uw dossier. Aan het einde van de bewaartermijn worden uw gegevens die nodig zijn voor de facturering automatisch verwijderd.

Voor gegevens met betrekking tot de verbetering van onze diensten en het nakomen van onze contractuele verplichtingen aan u: deze gegevens kunnen worden bewaard zolang u gebruik maakt van onze diensten en zullen worden verwijderd binnen een jaar na uw verzoek om uw persoonlijke gegevens niet langer te bewaren.

9. Communicatie van uw gegevens

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan personen die handelen in onze naam, en in onze opdracht, zoals personeelsleden, met het oog op de verwerking ervan in overeenstemming met de doelen waarvoor ze zijn verzameld. We kunnen ook gebruik maken van onderaannemers om uw gegevens te beheren, op voorwaarde dat ze van voldoende kwaliteit zijn om te voldoen aan de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

10. Recht op inzage, rectificatie, begrenzing, verwijdering en overdraagbaarheid

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht op toegang tot uw gegevens, op rectificatie in geval van onjuistheid, of verwijdering ervan.

Hiervoor vragen wij u om uw schriftelijke verzoek te ondertekenen en een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Als u het verzoek hebt ingediend, ontvangt u de informatie mondeling na nauwkeurige verificatie van uw identiteit.

Als u wilt dat COVER GROUP uw gegevens definitief verwijdert, moet u dit verzoek ook specifiek motiveren. Wij verbinden ons ertoe dit zo snel mogelijk te doen, behalve natuurlijk voor de informatie die nodig is voor het opstellen van onze facturatie, om te voldoen aan de wettelijke boekhoudkundige bepalingen.

Voor elk verzoek betreffende uw rechten kunt u COVER contacteren per e-mail: support@cover3d.com, waarna uw verzoek binnen een maand na ontvangst wordt verwerkt. Let op dat deze termijn met 2 maanden verlengd kan worden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken.

U heeft ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens, evenals het recht van bezwaar tegen de verwerking van de gegevens waarvan de rechtmatige basis uw toestemming is.

U hebt ook het recht om zo snel mogelijk uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of op een andere manier werden verwerkt;

11. Veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens

De toegang tot uw gegevens is beperkt tot managers, medewerkers, agenten en distributeurs van COVER en zijn onderaannemers die er toegang toe moeten hebben en die strikte normen van vertrouwelijkheid in acht nemen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

12. Cookies

Tijdens uw bezoek aan onze website kunne cookies worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of op uw apparaat. Cookies zijn kleine bestanden die bedoeld zijn om informatie op te slaan over internetbrowsers. Ze worden vooral gebruikt om informatie op te slaan en te bewaren op apparaten zoals computers of telefoons. Uw internetbrowser kan deze cookies blokkeren of een waarschuwing ontvangen wanneer een cookie wordt geïnstalleerd, of ervoor zorgen dat cookies worden verwijderd van de harde schijf.

Gebruikte cookies op onze website:

  • Essentiële cookies: functionele cookies waarmee we kunnen zorgen voor coherentie van uw browse sessie. Zo kunnen we een specifieke cookie opslaan tijdens uw bezoek aan internet.
  • Cookies voor uw taalkeuze op de site en/of applicatie.
  • Tracking cookies: dit cookie stelt ons in staat te controleren of u een pagina of serie pagina‘s op onze site hebt bezocht.

13. Wijziging van dit privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid te wijzigen, om te blijven voldoen aan de geldende privacywetgeving, of om het aan te passen aan onze werkwijzen.

Daarom verzoeken wij u om het Beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Nieuwe versies worden op onze website geplaatst, waarbij de datum laatste update die in de laatste alinea staat, wordt bijgewerkt.

Wij zullen geen wijzigingen aanbrengen die het niveau van bescherming van uw rechten, zoals gewaarborgd door dit Privacybeleid, zouden verminderen zonder uw voorafgaande toestemming.

Voor meer informatie, of als u opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen via support@cover3d.com.